ISO 9001:2008 – 4.2.3. Controle de documentos

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Um sistema de gestão da qualidade, por mais simples que seja, deve possuir diversos documentos. Os documentos possuem uma importante tarefa no sistema como um todo, são eles quem mantém os padrões definidos e estabelecem a regularidade com que os processos são executados. Imagine que uma empresa tenha um processo altamente eficaz. Em um determinado momento, os funcionários desse setor, fazem um “bolão” e ganham uma fortuna na loteria. A empresa simplesmente perderia todo o conhecimento acumulado durante anos. Obviamente, o cliente deseja ter mais confiança no seu fornecedor. Ele não quer que a qualidade de uma empresa dependa de determinadas circunstancias. Para evitar esse tipo de problema, é recomendável que os pontos mais importantes do sistema de gestão da qualidade permaneçam registrados em documentos, que podem ser por palavras, imagens ou sons em papel ou eletronicamente armazenados.

A ISO 9001:2008 é bem clara quanto a tratativa dada a documentos e registros. Embora registros seja um tipo de documento, essa norma trata registros separadamente no item 4.2.4. Controle de registros da qualidade.

Para que se possa atender aos requisitos de controle de documentos definidos pela ISO 9001:2008, primeiramente, devemos identificar os documentos. Para isso, veja o item 4.2.1. Generalidades – Requisitos de documentação.

Um documento deve ser escrito descrevendo os controles necessários para garantir a confiabilidade dos documentos. Tais controles devem conter:

  • Um processo para aprovação;

Antes de o documento ser colocado em uso, o mesmo deve ser aprovado. A aprovação deve ser feita por alguém com responsabilidade e autoridade para tal. Para definir isso, consulte o item 5.5.1. Responsabilidade e autoridade. Quando em papel, normalmente, a aprovação de documentos novos e de revisões é feita por assinatura de próprio punho e carimbo. Quando eletrônico, deve ser feito de uma maneira segura, por intermédio de senha de acesso.

  • Um processo para análise crítica, atualização e reaprovação;

Uma vez que o documento foi escrito e publicado, devemos definir um processo que garanta que o mesmo permanece atualizado. Para isso, é prudente que o documento tenha uma data de validade, dessa forma, passado esse período, o mesmo deve ser analisado e caso haja necessidade, deverá ser revisado e novamente submetido a aprovação. Outra sugestão é providenciar uma nova análise e aprovação sempre que o gestor do processo mude, demonstrando assim, o comprometimento dele com os documentos.

  • Um processo para controlar as revisões;

Raramente um documento é escrito e se mantém inalterado. Cada alteração deve ser devidamente identificada no documento, para isso, todo documento deve possuir um campo chamado revisão. A cada revisão, esse número deve ser incrementado. Uma opção é usar a data da última versão, embora eu não recomende, pois, quem pega um documento cuja revisão é a data, não sabe por quantas revisões ele já passou. Além disso, é prudente que haja, em cada documento, uma tabela indicando o que foi alterado. Assim, quem receber uma nova versão, não precisa ler e comparar o documento inteiro para saber o que foi alterado.

  • Um procedimento que garanta que a última versão do documento esteja disponível no local de uso;

De nada adianta ter um documento atualizado se quem realmente deveria utilizar o documento não tiver acesso a ela. Quando em papel, uma prática comum é que cada documento tenha uma lista de distribuição. No momento da emissão de uma nova revisão, o responsável deve ir a cada local que tenha uma cópia do documento, recolher o anterior e substituir pelo novo. Se a cópia antiga não for encontrada, uma não-conformidade deve ser aberta, pois, a qualquer momento ela poderá aparecer e causar divergências no sistema. Quando disponibilizado eletronicamente, a situação fica mais fácil, pois existirá um único lugar para o documento, a rede, e sempre que consultado, ele estará na última versão. As cópias devem ser controladas de maneira que as cópias não controladas não tenham valor. Quando em papel, se usa carimbar em vermelho “cópia controlada”, assim, se copiado, o carimbo deixa de ser vermelho. Quando eletrônico, pode-se acrescentar um comentário dizendo que não tem valor se for impresso.

  • Um procedimento para manter os documentos legíveis e identificáveis.

Quando eletrônico, essa preocupação não existe, porém, quando em papel, dependendo do caso, deve haver uma rotina que garanta as substituições das cópias danificadas.

  • Um procedimento para controlar documentos de origem externa;

Os documentos de origem externa possuem um agravante, nem sempre quem o emitiu vai avisar quando houver uma revisão. Vamos supor que a empresa compre uma norma técnica. Como ela saberá se a norma foi substituída os alterada? Um processo deve ser estabelecido para que, periodicamente, alguém, consulte o emissor para verificar a situação do documento de origem externa. Outro agravante é com respeito a confidencialidade. Muitas vezes, o documento é confidencial e, portanto, deve ser tratado como tal.

  • Um procedimento para evitar o uso de documentos que não estejam em vigor;

Quando um documento for cancelado ou revisado, a empresa deve garantir que todas as cópias sejam destruídas ou identificadas como tal. Quando em papel, é comum encontrarmos um carimbo grande com a inscrição “Cancelado” ou “Obsoleto”, evitando com isso o uso indevido.

Veja o que a ISO 9001:2008 nos tem a dizer:

Os documentos requeridos pelo sistema de gestão da qualidade devem ser controlados. Registros são um tipo especial de documento e devem ser controlados de acordo com os requisitos apresentados em 4.2.4.

Um procedimento documentado deve ser estabelecido para definir os controles necessários para:

a)         aprovar documentos quanto a sua adequação, antes da sua emissão;

b)         analisar criticamente e atualizar, quando necessário, e reaprovar documentos;

c)         assegurar que alterações e a situação da revisão atual dos documentos sejam identificadas;

d)         assegurar que as versões pertinentes de documentos aplicáveis estejam disponíveis nos locais de uso;

e)         assegurar que os documentos permaneçam legíveis e prontamente identificáveis;

f)          assegurar que documentos de origem externa sejam identificados e que sua distribuição seja controlada, e

g)         evitar o uso não intencional de documentos obsoletos, e aplicar identificação adequada nos caso em que forem retidos por qualquer propósito.

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Alvaro Freitas

Graduado em Engenharia Elétrica pela Faculdade de Engenharia São Paulo, Especialista em Gestão da Produção pela Universidade Federal de São Carlos - UFSCar , Engenheiro da Qualidade pela Poli-USP e Especialista em Educação em Ambientes Virtuais pela Universidade Cruzeiro do Sul - UniCSul. Atuou por mais de 20 anos na indústria Automotiva e 10 anos na indústria de Telecomunicações. Autor de 3 livros relacionados a sistemas de gestão e educação online.

Website: http://academiaplatonica.com.br

2 Comments

  1. Giuliano Melo

    Boa tarde!
    Eu tenho uma dúvida. Por ex. tenho um documento que se cama “Controle e distribuição de projetos” e eu tive que alterar alguns procedimentos desse documento, sendo que a versão da revisão foi para 1.1.

    A versão dos demais documentos e do manual da qualidade tem que ser 1.1 também?
    Ou não precisa todos os documentos terem a mesma versão?

    Obrigado pela ajuda!

    Att. Giuliano Melo

  2. Marina Valle

    Prezados,

    Gostaria de obter mais informações sobre as melhores práticas de “Cópia Controlada”, como são realizados esses controles, em especial para documentos de projeto (engenharia).

    Para quem vão essas cópias?
    Quando vão?
    Como foi? E-mail, papel?
    Existe carimbo, eletrônico, físico?

    Gostaria que me indicassem alguma empresa que presta este tipo de serviço, ou que me auxiliassem como vocês utilizam essa prática de cópias controladas.

    Att,

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