ISO 9001:2008 – 4.2. Requisitos de documentação

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Antes de iniciarmos a interpretação do item 4.2 – Requisitos de documentação da ISO 9001:2008, vamos consultar o dicionário Michaelis para garantir a correta interpretação do item:

requisito

1 Condição a que se deve satisfazer para que uma coisa fique legal e regular.

2 Exigência imprescindível para a consecução de certo fim.

documentação

1 Ação ou efeito de documentar.

2 Conjunto de documentos destinado a uma comprovação.

documento

1 Instrumento escrito que, por direito, faz fé daquilo que atesta; escritura, título, contrato, certificado, comprovante.

2 Escrito ou impresso que fornece informação ou prova.

3 Qualquer fato e tudo quanto possa servir de prova, confirmação ou testemunho.

Então, a princípio, entende-se que o requisito 4.2 estabelece as condições mínimas relacionada aos documentos pertinentes ao sistema de gestão da qualidade.

Essas condições mínimas são subdivididas nos seguintes tópicos:

4.2. Requisitos de documentação

4.2.1. Generalidades – Requisitos de documentação

4.2.2. Manual da qualidade

4.2.3. Controle de documentos

4.2.4. Controle de registros da qualidade

A ISO 9001, divide documentos em duas classes, documentos e registros, e trata ainda de procedimentos documentados, que pode vir a gerar certa confusão, então, vamos analisar com mais cuidado. Retornando ao dicionário Michaelis, temos:

procedimento

1 Ação ou efeito de proceder.

2 Maneira de agir, de fazer alguma coisa.

3 Modo de alguém se portar na prática de qualquer intento; ato, ação: Procedimento inábil.

registro

1 Ato ou efeito de registrar.

registrar

1 Inscrever(-se); lançar(-se) por escrito em livro próprio.

3 Anotar, consignar por escrito.

Então, vamos esclarecer: tanto os registros quanto os procedimentos documentados, são documentos. A ISO 9001 só os separa pelo fato de que as tratativas de controle são diferenciadas, como veremos nos respectivos artigos.

De maneira genérica, podemos dizer que documentos são informações contidas em uma mídia, exemplo:

  • um papel escrito;
  • um formulário em branco;
  • um formulário preenchido;
  • um CD com uma gravação;
  • um arquivo de computador;
  • um registro em um software;
  • um DVD com um filme;
  • um livro;
  • uma norma; etc.

Porém, esses documentos podem ser divididos em dois tipos, aqueles que nos ensinam a fazer algo e aqueles que dizem o que foi feito.

Os que ensinam a fazer algo são chamados de Procedimentos documentados, que podem ser:

  • manual de uma máquina;
  • procedimento de calibração;
  • instrução de montagem de um produto;
  • instrução de instalação de um software;
  • plano de inspeção;
  • plano de amostragem;
  • procedimento de auditoria interna;
  • manual da qualidade;
  • procedimento para pesquisa de satisfação de cliente; etc.

Agora, os documentos onde registramos o que foi feito, chamamos de registros. Os registros podem ser:

  • check-list. Registrando o que foi inspecionado;
  • registro de calibração. Provando que um instrumento foi calibrado;
  • registro de ensaio de ruptura;
  • registro de teste final;
  • registro de inspeção de recebimento;
  • registro de conferência de entrega de material;
  • certificado ISO 9001 de um fornecedor;
  • relatório final de auditoria;
  • ata de reunião de análise crítica pela direção;
  • folha de aprovação sob desvio;
  • relatório de sucata; etc.

Para entender melhor esse requisito, veja os seguintes artigos:

4.2.1. Generalidades – Requisitos de documentação

4.2.2. Manual da qualidade

4.2.3. Controle de documentos

4.2.4. Controle de registros da qualidade

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Alvaro Freitas

Graduado em Engenharia Elétrica pela Faculdade de Engenharia São Paulo, Especialista em Gestão da Produção pela Universidade Federal de São Carlos - UFSCar , Engenheiro da Qualidade pela Poli-USP e Especialista em Educação em Ambientes Virtuais pela Universidade Cruzeiro do Sul - UniCSul. Atuou por mais de 20 anos na indústria Automotiva e 10 anos na indústria de Telecomunicações. Autor de 3 livros relacionados a sistemas de gestão e educação online.

Website: http://academiaplatonica.com.br

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